Modul 1 Resume Jurnal
PENDEKATAN MODEL REA DALAM PERANCANGAN DATABASE SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN
Database yang memenuhi aturan normalisasi diperlukan untuk menunjang Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terkomputerisasi. Alat yang biasa digunakan untuk merancang database adalah Entity Relationship Model (Model E-R). Model REA merupakan pengembangan dari Model E-R. Model REA menerapkan prinsip give-toget, sehingga mempermudah pembentukan model data. Dalam tulisan ini dibahas Logical dan Physical View data, schema, Model REA, menyusun diagram REA, tahap-tahap perancangan database dan peran serta akuntan, serta cara mengimplementasikan Model REA ke database relasional, khususnya pada siklus pendapatan.
Kata kunci: Database, Model E-R, Model REA, SIA, Siklus Pendapatan
Kemajuan teknologi komputer dan informasi berdampak pada cara pencatatan
akuntansi tradisional, dimana penyajian informasi keuangan dari SIA manual yang berdasarkan historical cost, dengan adanya teknologi komputer, maka informasi
keuangan dapat disajikan berdasarkan current replacemenrt cost dan market value.
SIA yang terkomputerisasi memungkinkan pemakai laporan keuangan dapat melihat
laporan keuangan setiap saat secara cepat, akurat, dan benar. Dengan bantuan
komputer, data yang dicatat bukan hanya data keuangan saja, melainkan data lain
seperti: data pelanggan dan penjualan. Data non-keuangan dapat dianalisis untuk
menghasilkan informasi non-keuangan yang dapat digunakan untuk mengambil
keputusan strategik dalam mencapai tujuan perusahaan SIA terkomputerisasi dapat menyajikan informasi keuangan dan non-keuangan dengan mudah karena didukung oleh database. Dengan adanya database, maka data dapat terintegrasi, duplikasi dapat dikurangi, format data tidak tergantung pada aplikasi program, memudahkan pemakai data, menyajikan informasi dengan bantuan bahasa query (Kroenke 2000:13-14).
Database
Logical dan Physical View Data
Logical View menunjukkan bagaimana pemakai dan pemrogram mengatur dan
memahami data secara konsep. Seorang manajer penjualan memahami bahwa semua
informasi tentang seorang pelanggan disimpan dalam satu baris pada tabel pelanggan.
Physical View menunjukkan bagaimana dan dimana data secara fisik disusun dan
disimpan pada disk, tape, CD-ROM, atau media lain.
Pemisahan Logical dan Physical View data mengvasilitasi pengembangan aplikasi.
Sebagai contoh kalau pemrogram diminta untuk membuat laporan kredit yang
menampilkan customer number, credit limit, dan current balance. Dari sudut pandang
Logical View data, pemrogram hanya berkonsentrasi pada pembuatan aplikasi secara
logis (apa yang akan dikerjakan oleh program). Pemrogram tidak perlu memperhatikan
bagaimana dan dimana macam-macam data item disimpan dan diakses. Sedangkan
jika ditinjau dari sudut pandang Physical View data, pemrogram harus memahami
lokasi dan panjang field (posisi record 1 sampai dengan 10 untuk customer number)
serta format field (alphanumeric atau numeric). Pemrograman menjadi lebih kompleks
jika data yang dibutuhkan berasal dari beberapa file.
Pemisahan Logical dan Physical View data juga memberi keuntungan bagi user,
dimana user dapat mengubah konsepnya tentang relationship diantara data item
(memandang pekerjaan secara logis) tanpa mengubah datanya yang disimpan secara
fisik. Pemisahan tersebut menunjukkan program-data independence.
Schema
Schema adalah gambaran struktur logis suatu database. Terdapat 3 tingkatan
schema: conceptual, external, dan internal. Conceptual-level schema adalah suatu cara pandang perusahaan yang menyeluruh terhadap database. Conceptual-level schema terdiri dari daftar semua elemen data dan hubungan diantaranya. External-level schema adalah
kumpulan pandangan dari pemakai perorangan terhadap bagian database, dimana masing-masing bagian disebut dengan subschema. Internal-level schema adalah gambaran database tingkat bawah. Internal-level schema menggambarkan bagaimana sebenarnya data disimpan dan diakses, meliputi: informasi pointer, index, panjang record, dan sebagainya. Untuk menunjukkan pemetaan hubungan antar schema setiaptingkatan dihubungkan dengan panah dua arah. DBMS menggunakan pemetaan ini untuk menterjemahkan permintaan data dari pemakai melalui aplikasi program ke dalam pointer, index, dan pengaksesan data secara fisik.
Model Entity Relationship (Model E-R)
Kroenke (2000:47) berpendapat bahwa model data digunakan untuk mendokumentasi
kebutuhan user dan kebijakan perusahaan dalam rangka merancang database secara logis dengan menggunakan model E-R atau Semantic-Object. Model data ditunjukkan pada. Pemodelan data merupakan tugas yang paling penting dalam pembuatan aplikasi database. Pemodelan data yang salah akan berakibat perangkapan data dan database akan sulit untuk digunakan atau dikembangkan. Romney (2000:183) berpendapat bahwa pemodelan data dilakukan pada tahap Requirement Analysis dan Design dalam proses perancangan database.
Model REA
Model REA adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk
melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan:
entity apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan
relationship antara entity dalam database SIA.
Tipe entity dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu: Resources,
Events, dan Agents. Resources didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai
ekonomis bagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan,
persediaan, gudang, pabrik, dan tanah. Events menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis,
dimana manajemen ingin mengumpulkan informasi untuk tujuan perencanaan atau
pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas penjualan akan mengurangi persediaan dan
aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas. SIA harus dirancang untuk
memperoleh dan menyimpan informasi aktivitas tersebut. Sedangkan Agents adalah
orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam aktivitas dan kepada siapa informasi
diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasian. Contoh agent
adalah pengawai, pelanggan, dan pemasok.
Menyusun Diagram REA
Dalam rangka menyusun diagram REA diperlukan informasi tentang: resource,
aktivitas bisnis, agent dan kebijaksanaan perusahaan. Informasi tersebut dapat
diperoleh dengan mewawancarai pihak manajemen. Karena aktivitas perencanaan,
pengawasan, dan pengevaluasian yang ditangani manajemen untuk setiap perusahaan
berbeda. Untuk menggambarkan diagram REA, kertas dibagi tiga kolom, satu kolom
untuk setiap entity. Gunakan kolom kiri untuk resource, kolom tengah untuk event,
dan kolom kanan untuk agent. Penggambaran event sebaiknya diurutkan dari atas ke
bawah berdasarkan urutan aktivitas. Langkah-langkah untuk menyusun diagram REA
suatu siklus transaksi adalah:
a. Tentukan pasangan aktivitas yang saling memberi dalam siklus tersebut.
b. Tentukan resource yang dipengaruhi oleh event dan agent yang berpartisipasi pada event tersebut.
c. Tetapkan cardinality untuk setiap relationship. Cardinality yang ditentukan harus mencerminkan perusahaan dan praktek bisnis yang dimodelkan.
Mengimplementasikan Diagram REA pada Database Relational
Setelah diagram REA selesai disusun, diagram REA dapat digunakan untuk
merancang struktur database relational yang baik. Struktur database relational yang
baik memenuhi aturan normalisasi, sehingga tidak ditemukan masalah anomaly
update, insert, dan delete. Untuk mengimplementasikan diagram REA kedalam database relational dibutuhkan tiga langkah berikut:
a. Buat tabel untuk setiap Entity dan Relationship N:M
b. Menentukan Attribute untuk Setiap Tabel
c. Mengimplementasikan Relationship 1:1 dan 1:N
Manfaat Diagram REA
Diagram REA digunakan sebagai dokumentasi pelengkap, yang berguna untuk
mendokumentasi pembentukan advanced SIA. Diagram REA menyediakan dua
informasi database SIA, yang tidak ditunjukkan oleh bentuk dokumentasi lain.
Informasi yang disajikan oleh diagram REA adalah relationship antara data dan
praktek bisnis perusahaan. Diagram REA secara tegas menggambarkan relationship
antara bermacam-macam data item yang disimpan dalam database akuntansi.
Cardinality diagram REA menyajikan informasi yang berguna untuk
menggambarkan prinsip dan kebijaksanaan perusahaan yang dimodelkan.
Menaksirkan dengan benar cardinality diagram REA membutuhkan pemahaman
secara tepat yang menunjukkan kejadian setiap entity. Setiap kejadian dari entity
agent menunjukkan orang atau organisasi tertentu. Hal yang sama setiap kejadian
suatu entity event menunjukkan aktivitas atau transaksi bisnis spesifik.
Perancangan Database
Perancangan dan pengoperasian database meliputi enam tahap berikut: planning,
requirements analysis, design, coding, implementation, serta operation and
maintenance. Akuntan berperan pada perancangan database. Dalam tahap
perencanaan, akuntan menyediakan informasi yang digunakan untuk mengevaluasi
kelayakan proyek yang diusulkan dan berpartisipasi membuat keputusan. Dalam tahap
requirement analysis dan design, akuntan berpartisipasi dalam menentukan informasi
yang dibutuhkan oleh pemakai, membangun logical schema, merancang data
dictionary, dan menentukan pengawasan.
Tahap planning menentukan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem
database baru . Sedangkan pada tahap requirements analysis menentukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai, lingkup sistem database yang diusulkan, dan menetapkan kebutuhan hardware dan software awal. Data tentang kebutuhan pemakai dikumpulkan dengan metode wawancara atau daftar pertanyaan. Setelah kebutuhan pemakaian dan lingkup sistem database baru ditentukan, informasi tentang jumlah pemakai dan volume transaksi yang diharapkan dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan hardware dan software awal.
Setelah struktur database dibangun. Tahap design dibagi kedalam tiga langkah:
a. Conceptual design, menterjemahkan kebutuhan data pemakai yang berbeda ke
dalam model database konsep. Perancangan lebih mudah jika membagi rancangan
berdasarkan siklus akuntansi (revenue, expenditure, production, payroll, dan
general ledger). Sebagai contoh skema siklus pendapatan meliputi semua data yang
berhubungan dengan sales order processing, shipping, billing dan account
receivable, serta cash collection.
b. Logical design, memilih tipe DBMS yang akan digunakan untuk menterjemahkan
model konseptual ke dalam model DBMS yang dipilih.
c. Physical design, menterjemahkan logical schema kedalam model yang
mendeskripsikan struktur fisik dan metode akses yang digunakan untuk
mengimplementasikan sistem menggunakan paket DBMS tertentu. Pada langkah
ini dihasilkan physical schema dan data dictionary.
Pada tahap coding diterjemahkan physical schema ke dalam struktur database.
Tahap yang terakhir adalah operation and maintenance meliputi semua aktivitas
yang berhubungan dengan pengoperasian dan pemeliharaan sistem baru. Memantau kinerja sistem baru dan kepuasan pemakai untuk menentukan apakah sistem perlu
dikembangkan atau tidak.
Penerapan Diagram REA pada Siklus pendapatan
Aktivitas Bisnis Siklus pendapatan
Satu-satunya tujuan SIA dalam siklus pendapatan adalah untuk menunjang
pelaksanaan aktivitas-aktivitas bisnis dengan pemrosesan transaksi data secara efektif. Aktivitas pertama pada siklus pendapatan adalah sales order entry. Pada aktivitas
sales order entry customer orders dikumpulkan dan diproses oleh salesperson. Agar
salesperson dapat memutuskan customer orders diterima atau ditolak diperlukan
informasi persediaan yang dimiliki dan status kredit. Salesperson dapat melihat
informasi persediaan yang dimiliki dari file inventory. Sedangkan informasi status
kredit pelanggan dapat dilihat pada file customer. Jika customer orders diterima, maka
salesperson mencatat customer orders pada file sales orders. Keputusan yang
menyangkut kebijaksanaan kredit dalam menyetujui kredit untuk pelanggan baru atau
mengubah batas kredit pelanggan lama dilakukan oleh manajer kredit. Hal tersebut
menunjukkan pemisahan kewajiban otorisasi dan pencatatan.
Pada aktivitas responding to customer inquiries salesperson menanggapi
permintaan pelanggan yang berhubungan dengan jumlah persediaan dan harga (dapat
dilihat pada file inventory) serta status pesanan (dari file sales order).
Aktivitas checking and approving customer credit memutuskan apakah penjualan
boleh dilakukan secara kredit.
Aktivitas checking inventory availability memeriksa jumlah persediaan yang
dimiliki dari file inventory. Jika jumlah persediaan tidak mencukupi jumlah
permintaan, maka dibuat back order untuk bagian pembelian.
Aktivitas kedua pada siklus pendapatan adalah shipping. Pada aktivitas ini pesanan pelanggan dipenuhi dan dikirim.
Aktivitas ketiga pada siklus pendapatan adalah billing, meliputi aktivitas
pembuatan faktur dan memelihara piutang pelanggan. Aktivitas ini dikerjakan oleh
departement billing/account receivable.
Aktivitas terakhir yang dilakukan dalam siklus pendapatan adalah cash collection.
Yang berpartisipasi dalam aktivitas ini adalah cashier dan bagian accounts receivable.
Kasir menangani pembayaran pelanggan dan menyetor ke bank. Sedangkan bagian
accounts receivable mengkredit piutang pelanggan atas pembayaran yang diterima.
Informasi yang Dibutuhkan pada Siklus Pendapatan dan Model Data
Fungsi SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk membuat
keputusan. SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk
melakukan aktivitas sebagai berikut:
• Menanggapi permintaan pelanggan tentang saldo rekening dan status pesanan.
• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu perlu diperbesar.
• Memutuskan persediaan mencukupi.
• Memutuskan syarat-syarat kredit yang ditawarkan.
• Menetapkan harga produk atau jasa.
• Menetapkan kebijaksanaan berkenaan dengan pengembalian penjualan dan
garansi.
• Memilih metode pengiriman barang dagang.
Sebagai tambahan SIA sebaiknya menyediakan informasi strategi dan evaluasi
pelaksanaan:
• Waktu yang dibutuhkan untuk menangani permintaan pelanggan.
• Waktu yang dibutuhkan untuk mengisi dan menyerahkan pesanan.
• Persentase penjualan yang memerlukan back order.
• Kepuasan pelanggan.
• Menganalisis pengaruh pasar dan kecenderungan penjualan.
• Analisis keuntungan berdasarkan produk, pelanggan, dan wilayah penjualan.
• Volume pejualan dalam dolar dan jumlah pelanggan.
• Keberhasilan iklan dan promosi.
• Kinerja staff penjualan.
• Piutang tidak tertagih dan kebijaksanaan kredit.
• Diharapkan penerimaan kas dan pinjaman jangka pendek.
Informasi keuangan dan operasional dibutuhkan untuk mengatur dan mengevaluasi
aktivitas siklus pendapatan. Dengan adanya sistem database, sudah saatnya
merancang kembali SIA yang mampu menggumpulkan dan menyimpan data transaksi
keuangan dan operasional pada siklus pendapatan.
Kemajuan teknologi komputer dan informasi berpengaruh pada SIA, sehingga
mengubah SIA manual ke SIA terkomputersasi yang melibatkan database. Untuk
merancangkan kembali SIA, akuntan ikut berperan dalam perancangan database,
karena akuntan yang mengusai pengendalian internal yang juga harus diterapkan
pada SIA terkomputerisasi. Pada akhirnya akuntan yang akan menggunakan
informasi yang disajikan oleh SIA terkomputerisasi.
Untuk merancang database diperlukan alat bantu, salah satunya adalah model ER.
Namun kurang jelas aturan penggambaran diagramnya, sehingga menyulitkan. Ada
pendekatan lain dari model E-R yang disebut dengan model REA yang memiliki aturan
yang lebih jelas dan cara pendekatannya cocok untuk seorang akuntan. Model REA
merupakan logical view data dari pemakai yang berhubungan dengan conceptual-level
dan external-level schema.
Dengan adanya database, data dapat terintegrasi, perangkapan data dapat
dikurangi, format tidak tergantung pada aplikasi program, dan pemakai data dapat
dengan mudah menyajikan informasi dengan bantuan bahasa query. Dengan prinsip
mengurangi perangkapan data, database menunjukkan adanya kemungkinan untuk
meninggalkan double-entry pada pencatatan akuntansi.
